Cerita Strategic Audit - Part 2

Alhamdulillah, akhirnya Patung Beruang berpeluang untuk duduk dan sambung mengarang mengenai Strategic Audit. Hajat dihati nak sambung menulis malam tadi, tapi sampai rumah pun dah lewat malam. Tak larat rasanya nak mengadap laptop lagi.

Ok, sambung semula last scenario yang Patung Beruang berikan pada last entry dimana, auditor nak audit projek pembelian mesin yang digunakan di bahagian production.

Basic things adalah we should start with how they managed this project. So, using our project management skill, mintalah dokumen-dokumen yang berkaitan seperti Project Management Plan, Project Charter, Milestone, Business Case, Project Quality Mgt, Project Cost Mgt, Procurement etc.

But, client mungkin akan argue;

  "Hello, we only purchase machine that cost RM50mil, so why we need to have all those Project Management document? Purchase Requisition (PR) and Purchase Order (PO) enough lah..."

Hm.. Sebenarnya, apa sahaja yang kita nak buat, kita akan guna Project Management (PM)  tool. Hatta, nak buat pensel sebatang pun kita akan pakai PM. (Ini statement dari kelas Project Mgt organised by PgMO yang Patung Beruang pernah attend dulu. Thanks NoorJay for the quote, hehe..) So, apa lagi kalau untuk pembelian mesin yang berharga millions Ringgit, betul tak??

PM documents act as a Bible to Project Manager and the team. Maksudnya, everything yang mereka kena buat, nak buat, dan dah buat, must be referred and recorded in PM documents. And as an auditor, kita akan tengok how complete and accurate nya PM documents mereka. Dan sambil-sambil itu, kita tengok juga Contract antara mereka dengan supplier machine yang diimport khas dari Africa itu. Apa soalan-soalan yang nak ditanya ye?? Let's start..

• Apa status project mereka sekarang? On track? Behind or ahead schedule? Jika behind schedule, berapa variance nya? Why behind schedule? And the mostttt important thing, adakah both parties (i.e. management & vendor) agreed on the percentage of behind schedule. Ada sign off tak? Apa action plans lepas ni untuk on track semula? Katalah, salah seorang dari mereka tidak agree dengan percentage tersebut, then we need to ask why they didn't agree? Rajin-rajinkan lah tengok Minutes of Meeting mereka (yang bersign off ye) dan correspondences yg lain.. manalah tau, kita akan terjumpa Cerekarama dalam tu..heheh..   Oh ye, jangan lupa juga tengok LAD (Liquidated & Ascertained Damages) clause yg ada dalam Contract ye... what kind of conditions/criteria utk impose LAD?...Berapa rate dia? Siapa yang akan decide utk impose LAD?

• Sekarang apa kata kita lihat specs machine tersebut pula. Dalam Request For Proposal (RFP)/ Request For Quotation (RFQ) cakap apa ye? Dalam Contract pula ckp macam mana? Jangan dalam RFP cakap nak buat model  Fiesta. Tapi, tup-tup dalam contract pula letak nak buat model Mondeo... huh, masaklah macam tu.. Kesianlah dekat desingner and engineer nanti, sob sob sob... But pls bear in mind, some Contract will include detail specs, but not all Contract like that. Ada juga Contract yg akan made reference to RFP/RFQ. So nak tak nak, kita kena juga tgk RFP/RFQ. And now, berdoalah semoga RFP/RFQ itu detail dan complete.  

• Now cuba pula kita lihat actual specs machine tersebut dengan apa yg ada dlm Contract/RFP. Sama ke? Jangan kita minta Fiesta tapi vendor pula bagi Rio (lagi worst) or depa bermurah hati utk bagi A200 (wow, you are soooo lucky)? 

"Tapi Patung Beruang, kami ni auditor. Manalah tau pasal2 technical, machine specs etc ni?? So, macam mana nak check??"

Hm.. auditor ni tak de benda yg depa tak boleh check... Seorang auditor kena bersedia utk jadi accountact, engineer (mechanical, electrical, civil etc), QS, chemist, technician, Project Mgr, planner, programmer, consultant dan sebagainya.. Kalau tak reti, belajar lah.. kalau tak sempat nak belajar, pi lah import guest auditor yang qualified.. senang kan???  In fact, masa Patung Beruang di Pos Msia dulu, every strategic assignment, Patung Beruang akan ada at least seorang guest auditor. Sama ada dari PgMO or IT, depends on keperluan. I'm not expert in everything, so I need subject matter expert to join my audit. And it's a good practice sbb kita memastikan org2 yang buat audit itu adalah benar2 expert for that particular area. Jadi, tak de lah auditor ni kena kelentong dgn client.

• Next, disebabkan machine tersebut guna electricity, how about the rate of energy efficiency dia? Consumption per hour, per day? Kena warming up dulu ke? If yes, how long it takes the machine to warming up? Ada specified dlm mana2 dokumen tak all those information? If specified, sama ke apa yg direkodkan and in actual? Now...auditor need to do energy audit... who knows, tgk2 machine ni consume more power than what promised by vendor. Or, maybe the machine has power leakage.. its not impossible for new machine to have power leakage ye. Jadi, sebelum company kita terpaksa bayar kos electricity yg beratus ribu or berjuta ringgit hanya disebabkan inefficiency energy consumption, better we check 1st and rectify accordingly.  

• Kita beli machine tu utk improve our productivity and efficiency. Ye ke? Katalah sebelum ada machine, kita perlukan 10 orang utk buat kerja itu. And bila ada machine, sepatutnya kita tidak lagi perlukan 10 orang itu betul tak? Maybe kita hanya perlukan 1 orang sahaja, itu pun utk supervise the machine to ensure it running smoothly. Tapi.. apa kata kalau machine ini sangat cerewet. Kalau input masuk senget sket, tak boleh. Kalau input tu bentuk  bulat atau lonjong, tak boleh. Kalau input tinggi sikit pun tak boleh. Pendek kata, machine ini hanya boleh terima input yang standard dan diletakkan di tempat yang betul dan tepat, supaya conveyer belt itu boleh bergerak terus tanpa berhenti-henti dan scanner boleh scan barcode. Menyenangkan kerja ke? Or akhirnya, pekerja terpaksa ambil input yang tidak diterima oleh machine tadi, dan mereka terpaksa proses ia secara manual.. So, what's the point spend up to millions Ringgit if the machine is so fussy and we still using a manual system??

• Machine dah sampai dan Production pun dah guna dengan senang hatinya, hooray.. Now, payment mana mana? Adakah kita follow progress payment? Jika kita follow, baguslah.. Tapi, lihat juga, adakah schedule payment itu balance. Contohnya, upon signing contract, kita kena bayar 20%.. (that's normal).. tapi next 6 months, kita kena bayar additional 50% pula, sedangkan kalau ikut target progress on project masa tu baru 20% sahaja. So, adil ke? Project baru 20% siap, tapi vendor dah dapat 20%+50% = 70% payment from total contract cost. Apa kata tiba2 vendor tak mampu nak siapkan project tu dengan sengaja atau tidak, apa akan jadi pada kita? Depa bole lari bila-bila masa je sbb dah dapat 70% payment.. Kitalah yg rugi.. Duit dah keluar tapi barang tak dapat.. So, kita tengok pula Termination Clause dalam Contract macam mana? Apa criteria yg kita or vendor or both parties boleh terminate contract? Apa pula yg boleh dituntut sebagai ganti rugi? Jadi, periksalah dengan teliti schedule payment dan actual progress, termasuklah approval, supporting documents dan sebagainya.  Dannnnn, jangan lupa Retention Sum ye.. ada tak kita pegang certain portion as a Retention Sum? Kalau ada, berapa dan berapa lama utk kita pegang duit tu? Bila boleh release Retention Sum? Apa documents yg perlu utk release Retention Sum? 

• Maintenance machine pula macam mana ye? Kita kena maintain sendiri ke or kena panggil vendor juga? Berapa total cost for maintenance? Ada masuk dalam budget? Bila schedule maintenance nya? 

Sebenarnya, banyak area yang kita boleh tengok dalam audit Cost Project ni. Kita boleh juga touch elemen Safety & Health (jika berkaitan), qualification of the vendor (layak ke dia jadi supplier ke or actually ada supplier yg much better than this with a lower cost), ROI, cost benefit analysis, effectiveness of work process (before and after), after sales service dan macam2 lagi.. Area yg boleh kita touch adalah sangat luas, dan ia bergantung kepada creativity auditor itu sendiri nak touch which area and how he/she wants to conduct the audit.

Kesimpulannya, audit Cost Project ni key word dia senang je,

"Adakah kita beli Ferrari dengan harga Proton, atau kita beli Proton dengan harga Ferrari, atau kita memang beli Ferrari dengan harga Ferrari."

p/s: Jika ada yang tertanya-tanya apa itu Fiesta, Mondeo, Rio & A200, itu adalah model-model kereta yang ada di pasaran sekarang.  Bagi contoh kereta lagi senang orang faham, ye tak? BTW, A200 tu handsome kan? That's 1 of my wish list.. Aamin..