- Tidak nampak hala tuju audit tersebut. Apa objektifnya dan apa scope yang hendak diteliti untuk mencapai objektif tersebut. Malah, most of time, mereka akan lost in the jungle, huhu..
- Hala tuju atau direction audit yang berubah-ubah dari mula planning, sampailah fieldwork sehinggalah ke report writing stage.
- Mentaliti auditors yang masih selesa dengan pemikiran compliance. Dimana jika ada SOP, terus diteliti adakah work process itu mengikut SOP. Tiada langsung inisiatif untuk meneliti SOP tersebut dan mencari jika ada areas for improvement dalam work process yang boleh di cadangkan kepada management. Dan jika tiada SOP pula, terus blackout. Tak tau nak buat apa, huhu..
Patung Beruang faham masalah yang dihadapi oleh sahabat ini. Patung Beruang mula buat strategic audit pada tahun 2010/2011, masa itu di TNB. That time, strategic audit masih lagi benda yang baru. Malah, sehingga ke hari ini pun tak banyak company yang mampu buat strategic audit internally. Dan honestly, susah untuk cari auditor yang mampu buat strategic audit dengan baik.. Ramainya adalah tipikal auditor yang masih selesa dengan pemikiran dan cara kerja yang konservatif, huhu...
Apa itu strategic audit? Basically, strategic audit is a review and evaluate company current strategies and how the company can position itself in the market. So, we need to look on the business plan and strategies, and identify any weaknesses or areas for improvement.
Ketika di TNB, strategic audit yg Patung Beruang jalankan lebih kepada how company wants to inline their strategy with Khazanah's direction and strengthen their position in energy & utility industry.
Dan ketika di Pos Malaysia pula, strategic audit yang dibuat lebih kepada major initiatives yang dijalankan oleh company such as introduction of new revenue stream and development of major system. This kind of strategic audit we need to combine good auditing and analytical skills with project management skill.
Dalam strategic audit, kita tak mahu amik kira benda-benda yang remeh-temeh seperti Payment Voucher yang tidak bersign atau OT yang tidak mendapat kebenaran dari Ketua Jabatan. Buang masa dan tenaga je, hehehe.. But, in this kind of assignment, auditor must have helicopter view for the respective project/strategy.
Contohnya, company telah memperkenalkan produk baru dipasaran. Produk ini adalah penambahbaikkan kepada produk sedia ada, menggunakan work process and resources yang 90% sama seperti produk sedia ada, tetapi dikenakan harga yang lebih murah. Tetapi, tidak semua pelanggan berpeluang untuk membeli produk baru ini kerana ada syarat-syarat yang mesti dipatuhi sebelum pelanggan dibenarkan untuk membeli produk baru ini. Jadi, sebagai auditor, kita kena tengok beberapa perkara:
- Adakah produk baru ini menepati market demand? Is there any viability study conducted before we introduce this product? If yes, how long the viability study was conducted? What methodology that they used for the viability study? Are they used the right and suitable methodology? How big the population and sample? Katalah produk itu untuk pasaran di Asia yang mempunyai iklim Khatulistiwa. Tapi, viability study dibuat menggunakan pasaran Rusia yang ada tempat-tempatnya mengalami 6 bulan siang dan 6 bulan malam.. dan produk tersebut pula adalah krim pencerah kulit, jadi, sesuai ke pasaran yang dipilih utk study tu???
- Does the current marketing strategy targeted the right audiences? How sure are they that this audiences/public aware on this product? Katalah kita ni pengeluar kereta Ferrari, tapi pergi hantar brochure Ferrari menggunakan Direct Mail kepada customer Proton.. Tertarik ke mereka? Dan jika mereka tertarik, berapa ramai yang akan datang ke Show Room kita untuk buat tempahan kereta Ferrari itu?
- What is the percentage of survival rate in the market/industry? What is the 6 months or 1 year trend/performance? ROI kita berapa? Realistik ke ROI yang dipersetujui itu? Or ROI itu hanya janji-janji manis yang kita taburkan pada Top Mgt or BOD?
- Is there any competitors? What are the strategy used by competitors to gain market attention? Are we using the same strategy or we have our own competitive advantage? Are we behind or ahead from them?
- Dan, soalan cepu emas yang palinggggg Patung Beruang suka adalah adakah produk baru ini canibalised produk kita yang sedia ada?? Jeng jeng jeng.. Mesti akan ada orang tanya, hah, canibalised?? Apa tu? Makan orang ke? heheh.. Dalam konteks ini, canibalised bermaksud produk tersebut membunuh produk kita yang lain.. Where got??? (reaksi client a.k.a Project Manager dengan muka yang terperanjat giler & merah padam, huhu).. Sebenarnya, dalam dunia perniagaan, bukanlah satu perkara yang mustahil jika produk baru kita membunuh/canibalised produk kita yang sedia ada. Bayangkan scenario di atas. Kita menawarkan produk baru yang lebih baik dari produk sedia ada, tetapi dengan harga yang lebih murah dan syarat-syarat yang lebih ketat yang mesti dipatuhi oleh customers. Dan..... Jika lah Patung Beruang ini adalah seorang customer, I would definitely loveeeee to comply with any terms & conditions provided by the seller, as long as I can enjoy the cheaper rate with a better quality of product. So.... itu baru 1 customer, how about 10, 100, 1000 or 100,000 customers yang lain yg juga sanggup buat seperti apa yg Patung Beruang buat.. Eventually, customers will move from existing product to new product. Jadi, bukan canibalised ke namanya tu??
- As a Project Manager, pasti akan melompat kegirangan kerana produk baru yang dibuatnya mendapat sambutan hangat seperti pisang goreng panas. Tetapi, Accountant pasti akan bingung kerana volume penjualan meningkat tapi revenue (RM) berkurangan. Dan kerana produk baru & lama menggunakan resources & work process yang sama atau hampir sama, definitely kos mereka juga akan sama atau lebih kurang. Tetapi, profit margin mereka berbeza kerana 1 dijual dgn harga mahal, dan 1 lagi dijual dengan harga murah. Oleh itu, logiklah apabila ramai pelanggan beralih ke produk baru, revenue & profit sykt akan berkurangan kerana harga & profit margin yang rendah. Melainkan... jika produk baru itu go for volume.. hah, disinilah auditor kena sama2 duduk berfikir dengan Project Manager, berapa bnyk volume yang perlu dijual oleh produk baru untuk memastikan revenue & profit as a whole tidak terjejas?? Disebabkan target customer adalah sama, maka peningkatan kepada volume produk baru akan menyebabkan penurunan kepada volume produk sedia ada..
Itu adalah contoh strategic audit yang melibatkan produk baru atau new revenue stream. Bagaimana pula jika project tersebut adalah cost project? Maksudnya, company develop or purchase of new system.
Katalah, company bersetuju untuk menggantikan proses kerja manual kepada mesin. Dengan harapan, bila guna mesin, volume yang diproses dalam 1 masa akan meningkat berkali-kali ganda, menjimatkan masa, menggunakan sumber yang minimum dan yang paling penting boleh support expansion plan in future. Dan dengan senang hatinya, Project Manager pun buatlah mesin specification, order dari Africa dan 12 bulan selepas itu, mesin tersebut pun sampailah ke sini..
Now, setelah 6 bulan mesin itu beroperasi, tiba-tiba auditor yang kepoh ini, terdetiklah nak buat audit untuk project pembelian dan penggunaan mesin ini. So... apa yang auditor ni akan tanya ye???? Jeng jeng jeng...
Tunggu!!! Patung Beruang dah ngantuk sangat ini.. Maklumlah, dah beberapa hari tak cukup tido sebab kalut dengan Task Force Cost Management.. So, I would loveeee to have a nice sleep now.. Nanti esok2 Patung Beruang sambung lagi ye..
Goodnite :)
No comments:
Post a Comment